Text Size
Luni, Februarie 06, 2012
Documentație Contabilitate Documente

Documente

Cuprins

1. Operarea documentelor de intrare

Accesarea ferestrei de introducere a documentelor de intrare se realizeaza prin doua modalitati:

  • Se selecteaza din structura arborescenta un tip de document din cele configurate deja in aplicatie sau din meniul principal:
selectare Documente

Fig.1

1.1. Generarea documentelor de intrare pe tipuri de documente

In componenta Setari se pot defini / configura diferite tipuri de documente de intrare in functie de nevoile companiei Link. In continuare sunt exemplificate tipuri de documente definite:

  • Factura de cumparare - document emis de vanzator cumparatorului, prin care se face dovada proprietatii bunului cumparat si a pretului platit

  • Bon fiscal achizitie - bonuri fiscale care necesita contabilizarea furnizorului.

  • Facturi nesosite - evidentierea materialelor intrate in gestiune fara factura.

  • Achizitie intracomunitara - 

  • Achizitie extracomunitara - 

  • Achizitie interna cu taxare inversa -

    • Operarea datelor corespunzatoare de pe factura in fereastra Documente de cumparare

    1.1.1. Componenta Informatii

  • Nr.Referinta - Numarul facturii este un cap obligatoriu. Daca nu se completeaza acest camp cu o valoare, documentul nu poate fi salvat iar in dreptul campului respectiv va aparea semnul  care va atentioneaza ca nu ati completat un camp obligatoriu.

  • Partener - Denumirea furnizorului este un camp obligatoriu. Daca nu se completeaza unul din aceste campuri cu o valoare documentul nu poate fi salvat iar in dreptul campului respectiv va aparea semnul  care va atentioneaza ca nu ati completat un camp obligatoriu.

  • Mesaj - Se poate introduce orice text cu referire la documentul de cumparare. De exemplu o referire la un contract etc.

  • Stare - Starile documentelor de intrare sunt configurate initial si se completeaza automat printr-un flux definit deja in functie de actiunea efectuata asupra documentului(salvare, adaugare plata, anulare etc.)

    Tipuri de stări:

    Neplatita – nu exista nicio plata atasata documentului. Se genereaza automat conform fluxului de lucru.

    Partial platita – arata faptul ca exista plati atasate dar nu acopera intreaga valoare a documentului. Se genereaza automat conform fluxului de lucru.

    Platita – documentul este platit integral. Se genereaza automat conform fluxului.

    Nesincronizata - evidentiaza documentele care nu au incarcare de gestiune. Se genereaza automat conform fluxului de lucru.

  • Tip - Tipul documentului se configureaza in functie de nevoile utilizatorului. “Factura de cumparare”, “Bon fiscal” etc.

  • Data - Data documentului. Daca nu se introduce nici o valoare se preia automat data curenta.

  • Termen de plata - Data la care se va efectua plata documentului de intare. Daca nu se completeaza nu se preia nici o data.

  • Rata de schimb - Se va introduce coeficientul monedei de schimb in raport cu moneda natonala RON (1 unitate moneda straina = valoarea in RON).

    Pentru a vizualiza rata de schimb oficiala a Bancii Nationala Romane se apeleaza link-ul Rata de schimb. Se poate alege orice zi pentru afisarea datelor prin apelarea calendarului..

  • Platit - Este un camp care se completeaza automat in momentul introducerii documentului/-lor de plata.

  • Pret total - Este un camp care se completeaza automat in momentul salvarii documentului.

  • Salveaza - Buton de salvare a datelor de pe document.

  • Inchidere - Buton de inchidere a ferestrei de introducere documente de intrare.

  • Nota de intrare - Se genereaza NIR pentru documentul salvat. Daca NIR a fost generat anterior din modulul Stoc se va afisa direct NIR-ul..

  • Rapoarte - Contine o Arhiva in care se pot stoca diferite documente pe serverul de fisiere in format electronic.

    • 1.1.2. Alegerea partenerului

  •   Partenerul se alege din lista campului Partener prin tastarea primelor litere a numelui furnizorului respectiv.

  •   Va pozitionati cu cursorul mouse-ului pe partenerul din lista si dati click pe el.

    Atentie! Numele partenerului se preia doar din lista deja existenta si nu se scrie manual.

  • In cazul in care partenerul nu este in lista se va crea unul nou astfel:

    Apasati icoana de cautare  pentru a deschide fereastra de cautare. Mergeti la “Actiuni” - Adauga companie

    Se deschide fereastra Adauga Companie pentru persoanele juridice unde se vor completa datele despre partener.

    In cazul in care partenerul este persoana fizica, se va alege optiunea Adauga persoana care va deschide fereastra de adaugare persoane fizice.

  • Campurile obligatorii sunt: Denumire, Tip (tipul de partener de ex companie sau persoana ; in cazul clientilor sau furnizorilor se alege tipul companie, SA, SRL, PFA etc ), Cod unic inreg (codul fiscal).

    Atentie ! Pentru preluarea corecta a CF. in Declaratia 394, se vor introduce doar cifrele ce il formeaza.

  • La introducerea unui nou partener, acestuia i se genereaza automat Rolul de Furnizor. In cazul in care nu este configurat, Rolul de Furnizor trebuie adaugat manual in Componenta Roluri.

  • Dupa introducerea datelor de identificare a partenerului se salveaza si se selecteaza in fereastra Cautare Parteneri unde apare automat partenerul nou introdus.

    Atentie ! In cazul in care nu apare automat furnizorul nou introdus, rolul partenerului trebuie introdus manual in Modului Parteneri.

    • 1.1.3. Introducerea articolelor in factura

  • Index - Reprezinta numarul de ordine de pe factura de cumparare.

  • Tip - Tipul de cheltuiala - contul corespondent.

  • Produs - Se introduce prin apelarea butonului Adauga articol – unde se va efectua cautarea articolelor.

  • Cantitate - Cantitatea dintr-un articol cumparata inscrisa pe documentul de cumparare.

  • U.M. - unitatea monetara.

  • Pret unitar - Pretul de cumparare fara TVA.

  • Valoare - Pretul unitar * Cantitatea.

  • Tip taxe - Se alege tipul de tva (9%, 24% sau Netaxabil pt articolele care sunt scutite tva).

  • Taxe - Valoarea taxei.

  • Pret total -Valoarea + Valoarea taxei.

  • Taxe - Valoarea taxei.

  • Calculatie manuala - Prin apasarea butonului se poate ajusta valoarea TVA - ului fara a afecta valoarea totala a articolului.

  • Total taxe - Acest camp se completeaza automat cu valoarea totala a taxelor pe documentul respectiv.

  • Valoare totala - Acest camp se completeaza cu valoarea totala pe document a pretului fara tva pe articole.

    • Se apasa butonul “Adauga articol” pentru a accesa fereastra de cautare articole. Adaugarea se realizeaza conform instructiunilor Adaugare produse noi.

    Fig.2

    In cazul in care un articol nu exista in baza de date se poate crea un nou articol prin accesarea ferestrei de adaugare produs.

    1.1.4. Adaugarea tipului de taxe

    Tipul de taxa se poate alege pentru toate campurile inserate odata prin intermediul meniului din bara de jos a ferestrei de adaugare articole. Pentru alegerea unui tip de taxe pentru anumite inregistrari se poate alege taxa pe linia inregistrata.

    Tipuri de taxe definite in sistem

    • TVA
    • TVA 9%
    • Netaxabil
    • Taxare inversa

    De asemnea tipurile de taxe se pot configura in functie de modificarile survenite in Componental Util - Taxe.
    Butonul Calculatie manuala serveste la calcularea manuala a taxei TVA atunci cand rotunjirea nu este identica cu cea de pe documentul de cumparare. Prin apasarea acestui buton se activeaza calculatia manuala a taxei fara a se modifica pretul total.

    1.1.5. Salvarea documentelor de intrare

    • Pentru salvarea datelor introduse se apasa butonul Salveaza.
    • In momentul salvarii va aparea o ferestra prin intermediul careia care se pot crea intrari in gestiune pt toate articolele care au tipul de cheltuiala “Stocuri” si care nu au avut intrari prin componenta Stock in prealabil. Daca se doreste crearea intrarilor in gestiune se apasa butonul “Da” pe fereastra de dialog deschisa
    • Crearea raportului de NRCD - se poate face in momentul salvari sau dupa ce documentul a fost salvat prin apasarea butonului Nota de intrare.

    1.1.6. Modificarea documentelor de intrare (Editare)

    • Pentru a modifica una sau mai multe date dintr-un document se cauta documentul respectiv si se apasa butonul Edit .
    • Modificarile efectuate se salveaza prin apasarea butonului Salveaza.
    • In cazul in care s-au modificat date ce determina modificarea tranzactiei contabile , notele contabile se vor reface automat la salvare.
    • Pentru a vizualiza notele contabile generte automat pentru un document se apasa butonul Tranzactie contabila. Astfel se deschide fereastracare afiseaza notele contabile generate.

    Tranzactie contabila

    Fig.3

    1.1.7. Prelucrarea documentelor de tip bonuri fiscale

    Tipul de document Bon fiscal este creat pentru evidenta separata pe tipuri de documente a bonurilor fiscale. O particularitate a bonurilor fiscale este aceea ca un bon fiscal poate servi si ca document si ca plata a acestuia.

    • Bonurile fiscale se opereaza in acelasi mod ca si celelalte documente de intrare urmate de inregistrarea platii.

    1.1.8. Inregistrarea platii de pe un document de intrare

    Componenta Plati se activeaza automat in momentul in care se salveaza un document de intrare. Plata documentului se realizeaza prin Adaugarea plata noua pentru o plata care nu a fost inregistrata in sistem sau prin butonul Adaugare plata existenta ceea ce inseamna ca a fost deja introdusa o plata in modulul plati pentru documentul respectiv si urmeaza a fi legata de acesta.

    Operarea platilor se realizeaza prin introducerea urmatoarelor campuri in fereastra “Plati”:

  • Nr.referinta - Numarul documentului de plata .

  • Data - Data la care s-a efectuat plata .

  • Valoare -  Valoarea platii care poate fi mai mica sau egala cu valoarea documentului. Valoare platii se preia automat din valoarea documentului. Pentru schimbarea acesteia se va introduce valoarea manual.

  • Tip - Tipul platii este configurat , in functie de acest tip se genereaza automat nota contabila.

  • Partener - La alegerea tipului de plata Partenerul se afiseaza automat.

  • Metoda - Metoda de plata se alege in functie de felul in care s-a efectuat plata.

  • Comentarii - Descriere text in care se pot face notatii.

    • 1.1.9. Generarea Notei de Intrare Receptie pentru bonuri fiscale

    Pentru a genera mai multe note de intrare pe acelasi document se va selecat bonurile pt care se doreste generarea raportului.

    1.2. Tratarea documentelor neprelucrate

    Tipul de documente “Neprelucrate” sunt facturile generate automat in modulul Contabilitate la introducerea in gestiune a articolelor de pe aceste documente de cumparare.

    Afisarea Documentelor Neprelucrate se poate realiza prin doua metode:

    • Cautarea documentelor neprelucrare in sistem se poate efectua dupa parametrii definiti prin deschiderea ferestrei "Cautare" in nodul Documente.
    • De asemenea in nodul Neprelucrate sut afisate toate documentele neprelucrate indiferent de perioada(chiar daca perioadele sunt inchise).

    Prelucrarea efectiva a acestui tip de document presupune completarea anumitor campuri in fereasta de introducere documente de intrare.

    1.2.1. Componenta Informatii

  • Numar si Data - sunt completate automat prin intrarea generata in gestiune

  • Partener -Tastati primele litere din numele companiei si alegeti din lista. Daca partenerul nu se gaseste in lista il creati (vezi sectiunea Adaugare partener)

  • Tip - este un camp obligatoriu de completat – se selecteaza tipul de factura (ex. factura de cumparare)

  • Termen de plata - data la care se va face plata facturii de achizitie pentru cazurile in care plata se face la termen.

    1.2.2. Componenta Articole

    In rubrica Articole se regasesc pozitiile de pe factura introduse in modulul Gestiune Stocuri care sunt de natura stocurilor. Pentru acestea tipul articolului se afiseaza automat “Stocuri” atunci cand este selectat tipul de documente Factura de cumparare.

    Pe document se pot prelucra articolele de pe factura:

    • De exemplu pe o factura de achizitii de materii prime si materiale poate fi inclus si un serviciu care nu este de natura stocurilor. In acest caz la rubrica Articole prin optiunea Adauga produs se va introduce pozitia de pe factura si se selecteaza tipul articolului
    • Se pot modifica preturi si cantitati gresite la intrarea in gestiune urmate de modificarea NIR-ului.

    2. Operarea documentelor de iesire

    2.1. Generarea documentelor de iesire

    Documentele de iesire sunt facturile de vanzare, bonuri fiscale emise de catre o companie.
    Documentele de iesire pot fi operate in aplicatie in functie de fluxul de lucru aferent fiecarui tip de factura.
    • In cazul in care aceste documente se opereaza independent de comenzile de vanzare sau de productie deschise in sistem, in modulul Vanzari , acestea pot fi generate direct de pe unul din tipurile de documente definite in modulul Setari - Financiar - link sau din meniul principal :
    icon facturi vanzare
    - Fig 4 -
    • Fereastra de adaugare documente de vanzare este aceeasi cu fereastra de adaugare documente de intrare. Astfel Componenta informatii cuprinde aceleasi date de intrare link

    2.2. Adaugare articole pe documente de iesire

    Factura vanzare
    - Fig 5 -

  • Pret unitar - Se introduce un pret de vanzare daca el exista in alta moneda decat Ron si la selectarea datei de schimb valutare preia cursul BNR la acea data, pretul articolului modificandu-se in Ron pe pozitia din factura.

  • Tip pret - Pentru un produs se pot defini in modulul Produse mai multe tipuri de preturi in functie de ofertele existente , de tipul clinetului etc. Astfel de preturi pot fi , pret de revanzator, pret de catalog.

  • Data schimbului valutar - In functie de alegerea unei date se va aduce paritatea valutara ron/euro, ron/usd care serveste la calcularea pretului unitar introdus in campul Pret unitar.

  • Procent scont/reducere - Se va alege tipul de discount (scont sau reducere).

  • Tip - Tipuri de venituri – se va alege tipul corespondent necesar pozitiei de pe factura respectiva.

    701-Produse finite

    702-Semifabricate

    703-Produse reziduale

    704-Lucrari exec. si servicii

    705-Ven din studii si cercetari

    706-Venituri din chirii/locatii

    707-Marfuri

    7721-Mijloace fixe.

  • Produs - Produsele care alcatuiesc documentul de vanzare se adauga prin una din cele patru modalitati de introducere (Adauga produs, Adauga storno, Adauga din comanda, Adauga mijloc fix) in functie de tipul si destinatia articolului.

  • Cantitate - Cantitatea de produs este obligatorie doar pentru produsele care au fost create cu necesitatea existentei cantitatii. Anumite articole de tip servicii care nu necesita cantiate si au fost createfara a necesita cantitate si inventar, la adaugarea in lista de produse nu este necesara introducerea unei cantitati.

  • U.M. - Unitatea de masura a produsului.

  • Pret unitar - Pretul unitar se introduce manual daca nu este selectat automat prin optiunea Tip pret sau Pret unitar.

  • Valoare - Valoarea se calculeaza automat.

  • Tip taxe - Tipul de taxe se selecteaza pentru toate articolele introduse daca este acelasi tip de taxe sau pe fiecare linie pentru tipuri de taxe diferite.

  • Taxe - Se calculeaza automat in functie de tipul de taxe selectat.

  • Pret total - Se calculeaza automat.

  • Scont -

  • Calculatie manuala - Prin apasarea butonului se va putea ajusta valoarea TVA–ului fara a afecta valoarea totala a articolului. Pentru a reveni la situatia initiala se apasa butonul Calculatie manuala inca o data pentru a anula functia.

  • Total taxe -

  • Valoare totala - Calculeaza automat valoarea fara tva a documentului.

  • Platit - valoarea platii efectuate.

  • Pret total - se calculeaza automat totalul pe factura.

    • 2.2.1.  Butoane de comanda

  • "Adauga articol" - Prin aceasta optiune se deschide fereastra de cautare produse din care se aleg articolele necesare.

  • "Adauga storno" - Se adauga pozitii de stornare in cazul in care exista pe documentul de vanzare

  • "Adauga din comanda" - Prin apelarea acestiu buton se va deschide fereastra de cautare comenzi. Astfel se pot adauga articolele direct de pe comnzile de vanzare/productie deschie in prealabil.

  • "Adauga mijloc fix" - Aceasta optiune se apeleaza atunci cand se vinde un bun de natura mijlocului fix. Aceasta presupune generarea tranzactiei de vanzare propriu zise cat si generarea tranzactiilor de scoatere din evidenta contabila. Se ia in calcul starea mijlocului fix, valoarea amortizata pana in momentul vanzarii.

    • 2.2.2.  Adaugare plati

    Incasarea documentelor de vanzare s poate face direct de pe document in urma salvarii acestuia.
    In tab-ul Plati puteti opta pentru una din cele doua posibilitati de adaugare plati in functie de situatia existenta. Astfel prin apelarea butonului "Adauga plata noua" se deschide ferestra de adaugare plati iar prin apelarea butonului "Adauga plata existenta" se deschide fereastra de cautare plati deja operate in sistem.

    ADAUGARE PLATA

    Fig 6 -

    2.2.3. Adaugare garantii

    Prin intermediul acestei componente se pot genera documente de garantii, rapoarte predefinite cu posibilitatea de a adauga manual perioada de garantie.
    Certificatul de garantie se genereaza din componenta Rapoarte. Acesta se poate lista sau salva in format .pdf sau .xls

    2.2.4. Adaugare roluri

    Prin adaugarea de roluri se pot evidentia pe raportul de factura de vanzare, persoana care a intocmit documentul sau delegatul.
    Roluri
    - Fig 7 -
    Prin apelarea butonului de comanda "Cauta" se deschide fereastra "Cautare parteneri".

    2.3. Salvarea documentelor de iesire

    Salvarea datelor introduse aferent unui document de vanzare se realizeaza prin apelarea butonului "Salveaza".
    La salvarea documentelor de vanzare care contin bunuri de natura stocurilor (marfuri , produse finite etc.)se deschide o fereastra de interogare in care puteti opta pentru descarcarea gestiunii. Daca s-a ales optiunea "Da", in continuare se deschide fereastra in care se poate genera descarcarea de gestiune a unuia sau mai multor produse de pe documentul de iesire.
    In cazul in care nu exista toate articolele pe stoc pentru a se genera descarcarea de gestiune in dreptul liniei respective se va introduce manual cantiatatea 0 sau cantitatea maxima care poate fi descarcata in functie de stocul existent, afisat.
    Info!
    • Starea Nesincronizata existenta la documentele de iesire evidentiaza faptul ca documentele respective nu au descarcare de gestiune pe articolele care le compun. Aceasta stare se genereaza automat la salvarea documentului in cazul in care nu se creaza iesiri din gestiune conform fluxului de lucru implementat.
    • In urma salvarii documentelor de iesire se pot adauga Incasari pentru acestea in nodul "Plati" care devine vizibil dupa ce documentul a fost salvat.
    • Modificari ulterioare a documentelor de iesire se pot face prin apelarea butonului de comanda Edit.
    • Modificari pe documente se pot face doar pentru o perioada fiscala deschisa.
    • notele contabile generate pe un document de iesire se pot vizualiza prin apelarea butonului de comanda "Tranzactia contabila" care apare automat dupa salvarea documentului.
    Un alt flux folosit in operarea documentelor de iesire este generarea lor de pe comenzile de productie sau de vanzare generate din modulul Vanzari.

    2.4. Adaugare documente de storno

    Pentru adaugarea facturilor de storno se procedeaza la fel ca pentru facturile de cumparare.

    • In componenta Articole, pozitiile de pe document se adauga prin apasarea butonului "Adauga storno" exemplificat in imaginea de mai jos. Astfel se deschide fereastra de cautare documente/ pozitii de storno.
    • Dupa gasirea datelor necesare acestea se vor trage in fereastra de lucru "Articole" prin metoda Drag & Drop sau prin pozitionarea mouse-ului pe linia respectiva si apelarea butonului "Selecteaza". Inregistrarile adaugate vor avea automat cantitatea negativa. Stonarea se poate face si pe o cantitate mai mica decat cea initiala, caz in care se va introduce manual valoarea cantitatii.

    Multiplele criterii de cautare simultana facliteaza gasirea datelor necesare foarte repede.

    cautare documente

    Fig.8

  • Nr. document - numarul documentul pentru care se va face stornarea.

  • Tip document -tip document.

  • Stare - starea documentului la momentul respectiv.

  • Partener - numele furnizorului sau a clientului dupa caz.

  • Denumire produs - denumirea produsului pentru care se va face stornarea.

  • Denumire interna - codul articolului.

  • Tip articol - tipul de articol(se va alege din lista existenta).

  • Cantitate - pozibilitatea de a cauta pozitii de pe documente dupa o anumita cantitate cu care au intrat/iesit in/din stoc.

    • Stornare

    - Fig 9 -

    Reguli de lucru!

    • Daca documentul sau pozitiile pentru care se face stornarea sunt inregistrare in stoc in alta moneda decat cea selectata pe documentul curent, acestea nu vor rezulta la cautare.
    • In cazul in care pozitia/-iile care trebuie stornate sunt deja consumate in gestiune se face restituire in gestiune (prin variatia Restituire sau stergerea bonului de consum) si apoi se va putea face stornarea pozitiei respective conform pasilor descrisi mai sus.
    < Anterior   Următor >